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Préparer et animer des réunions efficaces

1. Objectifs

Permet de travailler l'attention et la communication.
Discerner les trois types de réunion : recueil d'information, exposé et résolution de problème.
Savoir motiver ses collaborateurs et partenaires.
Accroître son aisance et son efficacité en réunion.
S'exprimer et laisser s'exprimer les autres dans les réunions.
Gérer les différences de points de vue avec les autres et entre les autres.
Développer plus d'affirmation de soi dans le respect et la considération d'autrui (assertivité).
Gestion du temps.

 

 

2. Programme

Qualité de la communication.
Différence entre la communication et la relation.
Être plus communicant pour être moins vulnérable.
Gestion des conflits

Les 3 types de réunion.
Réunion pour donner de l'information avec possibilité d'interaction, notamment en cas d'opposition.
Réunion pour recueillir des informations de la part des participants.
Réunion pour résoudre un problème grâce à la ressource des participants.
Il peut y avoir un, deux ou trois de ces cas dans la même réunion. Ce qui est important, c'est de savoir clairement ce que l'on cherche à accomplir.

Préparer et annoncer une réunion.
Ordre du jour (quel type de réunion, pour quoi et surtout pour qui).
Présentation du document annonçant la réunion.

Démarrer une réunion.
Il est important de respecter 4 points:
Durée,
Ordre du jour,
Présentation du déroulement
Motiver : Qualité de l'attention donnée à tous et à chacun.

Mener une réunion.
Être clair, structuré et illustrer son message pour une meilleure compréhension. 
Éviter d'essayer de convaincre.
Gérer les différences de points de vue.
Restituer ce qui a été accompli (résultat de la réunion)
Valider les participants par un remerciement pour leur contribution à ce résultat.
Éventuellement indiquer la réunion suivante si elle découle de celle-ci

Gérer les oppositions.
Envers l'animateur : Rôle des différences de points de vue. Comment les gérer sans conflits mais aussi sans oublier de faire passer sa propre position.
Entre les participants : Générer l'apaisement des tensions dans le groupe. Considérer chaque individu du groupe plutôt que le groupe.
S'ouvrir avant d'expliquer pour être compris : Dans le cas de point de vue différent il est fondamental d'aider l'interlocuteur à exprimer les fondements de son point de vue avant de lui expliquer quoi que ce soit.
Mettre plus son attention sur la personne que sur son problème. C'est l'art d'aider l'interlocuteur à s'exprimer sans jamais se mettre à sa place. Écouter l'autre avec soin, quand il exprime ce qu'il ressent, dans la situation où il est, permet de lui apporter la réponse la plus juste à sa préoccupation. Être distinct de lui tout en en étant très proche.
Oser dire ce que l'on pense à la bonne personne.
Oser entendre sans juger ni se sentir affecté.
Poser les bonnes questions : Pour qu'une question soit une vraie question, il faut accepter d'être celui qui ne sait pas face à celui qui sait. C'est un acte d'humilité auquel nous sommes mal habitués !
Moins de stress : Il est à noter que la plupart des situations de stress sont produites par un manque de communication et d'accueil.